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老秋私房菜

kelvin为大家准备的私房菜菜,私人空间非官方,这里不谈政治,大家说说

 
 
 

日志

 
 

项目管理报告  

2011-09-30 12:38:52|  分类: 默认分类 |  标签: |举报 |字号 订阅

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一想到要写一大堆的东西、一堆的表格却有没有用处时,我就觉得气馁,为什么要花时间做这些?
每年这个时候,同事们都为着要完成年度的管理报告而日夜加班,这麽辛苦而得来的产品,是否只是资助方电脑里的一个档案?真的有用吗?我以前做项目主管时,我也这样想。
其实项目管理报告是一个管理的工具,它不但是向上级汇报的工具,也是项目办作项目管理的工具。

项目管理的主要任务是计划、执行、监督、评估,当中最关键的是计划,计划不好的话,后面就无法达到质量的要求。
我过去的项目计划是在活动层面的,要盖水池、修小道、学生的画画比赛、卫生评比等,着眼处是活动,但其实更需要思考的是,为什么做这个项目?项目的目标是什么,在项目设计的语言里,是产出是什么。
在不断培训下,项目团队写了项目设计框架,有目标、产出、活动,指标等。每一年,项目团队在这个框架的基础上设计每一年的活动,到年底时,报告活动的进度。但是,一系列项目活动的进度与原先的活动产出目标之间是关系怎样呢?也就是说,做完这麽多事情,我们距离目标还有多远?有什么需要调整的吗?这种总结、思考是需要在年底的时候做,也就是在编写年度工作报告的时候做,所以为什么需要在项目管理报告中编写这些内容。
项目报告的重点不是报告项目活动的进度,更重要的是总结、反思,距离目标有多远,下一步计划是什么。
项目报告不单是给资助方的报告,更多应该是管理的工具,管理者要明白这个工具,善用之。
如果管理者看到管理报告是一个帮助他们的工具,不是向上的官僚产物,写的时候,心情会否不一样呢?

其实一年两次,向捐款给你的人,告诉他们,你原先计划的事情,现在做得怎样,进度如何,并不过分,是吗?

要在项目活动总结的时候思考距离目标有多远,还需要有好的项目监督、跟进的手段及指标,例如指标跟踪系统ITT。这些内容通常在项目团队里因为工作的繁杂而忽略。我们希望以后可以设计一些数据库的工具,好让项目的同事更简单、更快地填写这些数据,到总结时就有充分的资料去分析、思考。要做到好的项目管理有许多的现场困难,但盼望总是有的。愿我们一同努力,明天总会好一点的。

我后面希望再针对不同的管理工具写一些东西,欢迎大家提出建议。
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